E-Mail-Archivierung und Aufbewahrungspflichten
Die E-Mail ist mittlerweile ein rechtlich verbindliches Dokument und dass sie - wie auch die "Papierdokumente" - dokumentiert und archiviert werden muss, wissen scheinbar nur wenige. Test: Können Sie sofort auf die E-Mail des Absenders A zum Thema T vom 22.01.2002 zugreifen...?

Aufbewahrungspflicht für E-Mail-Anhänge
Sie müssen die Anhänge immer dann aufbewahren, wenn die jeweilige E-Mail ohne die
Anhänge (Anlagen) nicht eindeutig oder verständlich ist. Die Praxis zeigt: Alle Anhänge sind so gut wie immer aufzubewahren. Niemand erstellt Anhänge, wenn sie nicht notwendig sind.

Verschlüsselte E-Mails
Natürlich können Sie Ihre E-Mails auch in verschlüsselter Form aufbewahren. Zunächst auch ein guter Gedanke, um damit u.a. auch der Anforderung der Fälschungssicherheit nachzukommen. Sie müssen aber sicherstellen, dass die E-Mails "jederzeit" und "unmittelbar" wieder entschlüsselt werden können.

Systemlösung
Egal wie man das Problem zu bewältigen versucht, eines steht fest: E-Mail-Systeme sind nicht für die langfristige Dokumentation geeignet. Die einzige Lösung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Dokumentation sämtlicher Informationen einschließlich der elektronischen Post.

Moderne Dokumenten-Management-Systeme bündeln die Verwaltung von Kunden, Interessenten, Lieferanten, Kontakten, beliebigen Korrespondenzen, Vorgängen und weiteren Informationen an einer zentralen Stelle und speichern sie im richtigen Zusammenhang. Und zwar unabhängig von Format und Quelle. Auch Anhänge von E-Mails, die meistens die Kerninformation enthalten, stehen jederzeit allen zur Verfügung.

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