Wissen statt ahnen, finden statt suchen
Wie schafft man es, alle Arten von Dokumenten wie E-Mails, Faxe, Text- und andere Dateien aus einer Office-Anwendung, Bildschirmabzüge, Dateianhänge, Scans und vieles andere zusammenzufassen und so zu speichern, dass man sie auch wiederfindet...?

Der elektronische Datenaustausch ersetzt zunehmend die herkömmliche Papierkorrespondenz. Auch rechtlich werden E-Mails der Papierkorrespondenz gleichgestellt. Verträge können per E-Mail geschlossen werden und die elektronische Post hat vor Gericht volle Beweiskraft.

E-Mails: Fluch oder Segen ?
Mehr und mehr kommen Dokumente wie Verträge, Angebote und Briefe per E-Mail. Verschiedene Empfängergruppen erhalten zeitgleich Informationen. Der Kommunikationsfluss zwischen Geschäftspartnern vereinfacht und beschleunigt sich ganz erheblich. Aber wohin mit der Vielzahl elektronischer Nachrichten...?

E-Mails und die darin enthaltenen Informationen sind zu wichtig, als dass sie in den persönlichen Postfächern verbleiben dürfen. Dennoch werden E-Mails vielfach noch als "Privateigentum" einzelner Mitarbeiter angesehen.

Ablage: Kein Problem
Eigentlich ist die Ablage meiner E-Mails doch gar nicht schwierig, denkt sich der durchschnittliche Outlook-Nutzer. Einmal im Monat öffnet sich automatisch ein Popup-Fenster, in dem er gefragt wird, ob er veraltete E-Mails jetzt speichern möchte. Meistens möchte er. Denn das gibt ein gutes Gefühl. Alle Informationen sind gespeichert. Automatisch. Supersicher.
Mal ehrlich: Wer weiß wirklich, wo das E-Mail-Programm die Daten archiviert. Und selbst wenn sie mit Hilfe eines cleveren Administrators wiederzufinden sind, sind sie noch lange nicht nutzbringend. Aus den Unmengen an größtenteils sinnfrei gespeicherten E-Mails und Anhängen muss nun die Information gefunden werden, die gerade relevant ist. Bei Tausenden von E-Mails und Anhängen misslingt jeder Versuch, diese im Bedarfsfall schnell und themenbezogen wiederzufinden. Erst recht, wenn nicht nur ein E-Mail-Client, sondern Dutzende oder Hunderte vorhanden sind.

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