Die Ausgangssituation
Bis zu 80% der gesamten Kommunikation erfolgt heute per E-Mail.
Das Gesamtaufkommen der eingehenden E-Mail-Nachrichten für Produktanfragen, Service- und Supportleistungen, Preis- und Angebotsanfragen, Informationen von Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern, Bewerbern und anderen steigt kontinuierlich.

Wie gewährleisten Sie, dass alle E-Mails ohne Zeitverzögerungen den richtigen Empfänger in Ihrer Organisation erreichen ?

Die Problematik
Die wichtigste Voraussetzung, um die zahlreichen E-Mail-Anfragen überhaupt zu bearbeiten, ist vor allem zunächst die Information selbst, dass eine neue E-Mail eingegangen ist. Eigentlich eine einfache Information, deren Bereitstellung in vielen Organisationen jedoch einen erheblichen personellen und technischen Aufwand verursacht.

• Wer beantwortet die E-Mail-Anfrage, wenn der zuständige Mitarbeiter nicht anwesend ist ?
• Wie wird dieser Kommunikationsablauf dokumentiert ? Und von wem ?
• Welcher Mitarbeiter hat sonst noch Kenntnis von der eingegangenen E-Mail ?

Noch komplizierter gestaltet sich der Ablauf bei der Kommunikation mit allgemeinen
E-Mail-Adressen (info@...). Hier wird häufig ein Postfach - d.h. die persönliche E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters - verwendet, an den alle E-Mails weitergeleitet werden, die an allgemeine E-Mail-Adressen gesendet wurden.

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